COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA DE WORD A EXCEL

PASO A PASO DE COMBINACIÓN DE 

CORRESPONDENCIA DE WORD A EXCEL

PASO 1: En el documento Excel realizaremos la tabla y todo lo correspondiente de ella para realizar la correspondencia en Word.

En el archivo de Excel hay que tener en cuenta:

• la primera fila debe tener rótulos o etiquetas.

• es conveniente que en la hoja donde se encuentran los datos no haya más información.

• los datos deben formar un rango regular sin filas o columnas en blanco. 

• que no tenga ningún título, de lo contrario es posible que se interprete como un campo o registro más.

PASO 2: Abrimos Word para crear la carta. En la ficha Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Cartas.

A continuación debemos establecer un vínculo entre este documento y los datos almacenados en Excel; así que vamos a la opción Seleccionar destinatarios, Usar lista existente. Buscamos en la unidad y carpeta correspondientes el archivo de Excel  y lo abrimos. En el cuadro que aparece a continuación indicamos en qué hoja del libro se encuentra la tabla con los datos.

NOTA: es muy importante que este archivo esté cerrado al momento de seleccionarlo y no abrirlo mientras se encuentre abierto la carta en Word la cual este jalando la información de ahí, en caso de que se desee hacer una modificación a la base de datos de Excel, se cierra la carta en Word y se procede a modificar el Excel.

PASO 3: En nuestro caso es la Hoja1, además comprobamos que la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna está activada. Al volver al documento de Word colocamos el cursor en el lugar adecuado para insertar los datos de los destinatarios, y una vez allí se insertan los campos de la Hoja1 del archivo Excel. Para eso vamos a volver a Correspondencia, al grupo de opciones Escribir e insertar campos y hacemos clic sobre el icono Insertar campo combinado.

La lista que aparece muestra todos los campos, los vamos seleccionando y colocando según queremos que aparezcan en cada una de las cartas.

Ya realizados estos pasos se guarda el archivo, ahora que la carta ya esta vinculada a los datos.

Espero que le sea útil estos pasos. 

A continuación les muestro este vídeo donde se explicara paso a paso este proceso espero que les sea útil.